ניהול ועדות רכש


קומיוג'ן ניהול ועדות רכש מאפשר לרפרנטים של רכש בארגון להעלות בקשות רכש בצירוף הצעות מחיר, לאישור בועדות הרכש. הפתרון תומך באישור בקיום ועדות רכש עם או ללא התכנסות. כלל הועדות, הבקשות והחומרים מתועדים במערכת בצורה מסודרת וקלה לאחזור. את סיכומי הועדות ניתן לייצא למסמך הפצה בלחיצת כפתור.

מה האתגרים בהם נתקל מנהל ישיבה ללא פתרון מתאים?

  • אתגר בריכוז הבקשות והצעות המחיר הרלוונטיות לועדת הרכש (לפי מחיר, מחלקה או תאריך יעד)
  • אתגר בתעדוף בין בקשות הרכש השונות על פי דחיפות וחשיבות לארגון
  • אתגר בתיעוד הבקשות בהן עסקה הפגישה
  • אתגר באיתור הועדות הקודמות בהן נידונה הבקשה
  • אתגר בתיעוד ושליחה של משימות להשלמת מידע חסר עבור בקשות
  • אתגר בהפצה של סכומי הועדות ובווידוא קריאה שלהן (אם נדרש)
  • אתגר בממשק למערכות בארגון, לדוגמא מערכות ההזמות (SAP כדוגמא)


מה ניתן לנהל בפתרון של קומיוג'ן?

פתרון מנהל באופן מקושר רכיבי מידע ומאפשר קבלת תמונה המשקפת את בקשות הרכש בכל רגע:



מהן היכולות הבולטות של הפתרון?


  • הפקת תובנות על מצב אישור בקשות הרכש באמצעות מבט-על גרפי
  • בקשות הניתנות למיון וסינון בכל חתך כגון מחיר, מחלקה מבקשת או דחיפות
  • כתיבת סיכום ועדה בתוך המערכת וייצואו בפורמט המתאים לארגון בלחיצת כפתור
  • אפשרות קיום ועדות רכש ללא התכנסות, על ידי שליחת הבקשות לאישור במייל
  • ריכוז כלל החומרים, הצעות המחיר, המשימות והישיבות בצורה מקושרת לכל בקשה
  • מעקב ביצוע משימות דרישת מידע מרפרנטים, כולל שליחת התראות ואסקלציה
  • יכולת ביצוע דיונים על גבי סיכומי הועדות ובצד כל בקשה בצורה מתועדת ומסודרת
  • איחזור סיכומי ועדות קודמות בצורה נוחה ועל פי פרמטרים שונים דוגמת -משתתפים, נושא הפגישה ו/או תאריך הפגישה
  • ממשק מובנה למערכות חיצוניות לקבלה ולהוצאה של מידע, ובכלל זה התראות למייל ואפשרות קישור למערכת הזמנות


מקרה בוחן- מערכת לניהול מכרזים בנמל חיפה


הבעיה
התארכות תהליכי מכרזים
"בנמל חיפה התמודדנו עם חוסר במידע בזמן אמת בנוגע לסטטוס תהליכי רכש. בעיות נוספות היו פער בשקיפות בנתונים של הסכמים, חוסר בהתרעות על מועדים, עבודת ניירת וסבבי חתימות ידניים על פרוטוקולים של ועדות וכן אחזור מידע איטי ובעייתי לצד חוסר אחידות בתיוקו."

הפתרון
קומיוג'ן 365 לניהול מכרזים
"בחרנו בפתרון בגלל ממשק המשתמש, יכולות הניהול העצמאי של המערכת, יכולת ההתאמה לצרכי החברה ודשבורדים ודו"חות ברמה הגבוהה ביותר".
"המערכת כוללנית ומאפשרת לנתח תהליכים, למדוד תכנון מול ביצוע ולשלב טוב יותר את לקוחות אגף הרכש והלוגיסטיקה בתהליכי המכרז והבל"ם".

התוצאה
ניהול מכרזים ביעילות
"טכנולוגיה מובילה, פתרון קל להתאמה ויישום, וצוות מקצועי עם רמת שירות גבוהה".
"גילינו מערכת שקל לעבוד אתה וללא בעיות הטמעה אצל המשתמשים. הצוות של קומיוג'ן ביצע עבודה מקצועית, רמת שירות היא גבוהה ביותר וקיימת יכולת פתרון בעיות בזמן אמת".
"המערכת תורמת בשקיפות תהליכים, קיצור זמנים, הצגת נתונים בזמן אמת וניהול הסכמים. היא משמשת כפתרון אינטגריטיבי מול לקוחות האגף, חוסכת שאלות וזמני עבודה".
"היזמים ומנהלי הפרויקטים משתמשים במערכת לבקש תקציבים, כאשר אגף הרכש והלוגיסטיקה יודע מראש איזה פרוייקטים צריכים להגיע אליו ולהתכונן בהתאם. המערכת מאפשרת לנהל את כל תהליכי המכרז והבל"ם במבט אחד בישיבות ניהוליות, לנהל את כל תהליכי ועדות המכרזים ולגשת למידע במהירות".

 

ארן פסטמן 
ראש אגף רכש ולוגיסטיקה 
כספים - חברת נמל חיפה בע"מ 




  • "המערכת של קומיוג'ן משמשת לייעול הבקרה בחדר עסקאות. היא תומכת בתהליכי איתור, איסוף, ניתוח ועיבוד המידע. השירות של קומיוג'ן מקצועי,מהיר ומתוך ראייה והבנה של צרכי הבנק".

    סיגל חיים, ראש מחלקת בקרת חדר עסקאות, מזרחי-טפחות
    סיגל חיים, ראש מחלקת בקרת חדר עסקאות, מזרחי-טפחות
  • "הפיתרון של קומיוג'ן יעיל מאוד, קל לשימוש, וכמעט שלא נדרשת מיומנות מקצועית להפעלתו. ממשק המשתמש לניהול ידידותי ועונה על הקריטריונים של הנדסת אנוש"

    חיים דינצמן, מערכות מידע, בנק דיסקונט
    חיים דינצמן, מערכות מידע, בנק דיסקונט
  • “הפתרון של קומיוג'ן מאפשר לנו ניהול מרכזי של הרשאות גישה, תוך שילוב העקרונות של הפרדת סמכויות והרשאות פחותות. אנחנו מבצעים אימותים, ביטולים ובקרות אישורים באופן רציף באמצעות המערכת."

    ליאת אסרף, רו״ח, ממונת ציות ואכיפה ומנהלת הסיכונים - CRO, מיטב
    ליאת אסרף, רו״ח, ממונת ציות ואכיפה ומנהלת הסיכונים - CRO, מיטב
  • "טכנולוגיה מובילה, פתרון קל להתאמה ויישום, וצוות מקצועי עם רמת שירות גבוהה".

    ארן פסטמן, ראש אגף רכש ולוגיסטיקה, כספים- חברת נמל חיפה בע"מ
    ארן פסטמן, ראש אגף רכש ולוגיסטיקה, כספים- חברת נמל חיפה בע"מ
  • "המערכת של קומיוג'ן היא בדיוק מה שצריך כדי לאפשר שיתוף ארגוני בידע."

    ד"ר אורה סתר, מומחית לניהול ידע
    ד"ר אורה סתר, מומחית לניהול ידע
  • "כלי הויזואליזציה של קומיוג'ן חוסך לי לא מעט שעות עבודה של איסוף, עיבוד ואימות. היום אני יכול להיות בטוח שמה שיש במערכת זה מה שנכון, ואי אפשר להתווכח על זה. בלחיצת כפתור אני מקבל תמונת מצב עדכנית, עושה לה קופי פייסט ושם במצגת"

    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול
    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול
  • "מיטב משתמשת במגוון פתרונות של קומיוג'ן בתחומי הציות וניהול הסיכונים. אלה מערכות גמישות, שיודעות להתאים את עצמן לצרכים שלנו, עם ממשק ידידותי ונוח למשתמש"

    חגי אורן, מנכ"ל מיטב בית השקעות
    חגי אורן, מנכ"ל מיטב בית השקעות
  • "סוף סוף יש לי דרך להראות לממונים עלי שהעבודה שלנו חוסכת כסף לחברה. כשמסתכלים על הגרפים במערכת של קומיוג'ן אפשר לראות בבירור – ניהול סיכונים נותן החזר על ההשקעה."

    ק', סגן מנהל אבטחת מידע בחברת פארמה גדולה
    ק', סגן מנהל אבטחת מידע בחברת פארמה גדולה
  • "לפני קומיוג'ן היו לנו שני עובדים ש-30% מהעבודה שלהם הייתה לנהל 30 גיליונות אקסל נפרדים. הפתרון של קומיוג'ן הפך אותנו להרבה יותר יעילים וחוסך לנו אינספור שעות של עבודה ידנית."

    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול
    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול
  • "כלי הויזואליזציה של קומיוג'ן חוסך לי לא מעט שעות עבודה של איסוף, עיבוד ואימות. היום אני יכול להיות בטוח שמה שיש במערכת זה מה שנכון, ואי אפשר להתווכח על זה. בלחיצת כפתור אני מקבל תמונת מצב עדכנית, עושה לה קופי פייסט ושם במצגת"

    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול
    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול
  • "המערכת של קומיוג'ן מאפשרת לנו גישה למאגר מעודכן של כל נכסי ה-IT שלנו. מנהל פרויקטי IT, אחראי המשכיות עסקית ואבטחת סייבר – כולם משתמשים במערכת ומעדכנים אותה על בסיס קבוע."

    יונתן רייטיך, מנהל פרויקטי IT, בנק איגוד
    יונתן רייטיך, מנהל פרויקטי IT, בנק איגוד
  • "הפתרון של קומיוג'ן מאפשר לנו לארגן את כל המידע במקום אחד, למצוא כל סקר ומערכת במהירות. המערכת מאפשרת לי להקצות משימות על חברי צוות, ולשתף פעולה עם אנשי ה-IT באופן ברור, נוח ואפקטיבי"

    סגן מנהל אבטחת מידע, מוסד פיננסי גדול
    סגן מנהל אבטחת מידע, מוסד פיננסי גדול
  • "לפני קומיוג'ן היו לנו שני עובדים ש-30% מהעבודה שלהם הייתה לנהל 30 גיליונות אקסל נפרדים. הפתרון של קומיוג'ן הפך אותנו להרבה יותר יעילים וחוסך לנו אינספור שעות של עבודה ידנית."

    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול
    א', מנהל הגנת סייבר במוסד פיננסי גדול