מקרי בוחן



מקרה בוחן- מערכת לניהול רכש בנמל חיפה


הבעיה
התארכות תהליכי מכרזים
"בנמל חיפה התמודדנו עם חוסר במידע בזמן אמת בנוגע לסטטוס תהליכי רכש. בעיות נוספות היו פער בשקיפות בנתונים של הסכמים, חוסר בהתרעות על מועדים, עבודת ניירת וסבבי חתימות ידניים על פרוטוקולים של ועדות וכן אחזור מידע איטי ובעייתי לצד חוסר אחידות בתיוקו."

הפתרון
קומיוג'ן 365 לניהול רכש
"בחרנו בפתרון בגלל ממשק המשתמש, יכולות הניהול העצמאי של המערכת, יכולת ההתאמה לצרכי החברה ודשבורדים ודו"חות ברמה הגבוהה ביותר".
"המערכת כוללנית ומאפשרת לנתח תהליכים, למדוד תכנון מול ביצוע ולשלב טוב יותר את לקוחות אגף הרכש והלוגיסטיקה בתהליכי המכרז והבל"ם".

התוצאה
ניהול רכש ביעילות
"טכנולוגיה מובילה, פתרון קל להתאמה ויישום, וצוות מקצועי עם רמת שירות גבוהה".
"גילינו מערכת שקל לעבוד אתה וללא בעיות הטמעה אצל המשתמשים. הצוות של קומיוג'ן ביצע עבודה מקצועית, רמת שירות היא גבוהה ביותר וקיימת יכולת פתרון בעיות בזמן אמת".
"המערכת תורמת בשקיפות תהליכים, קיצור זמנים, הצגת נתונים בזמן אמת וניהול הסכמים. היא משמשת כפתרון אינטגריטיבי מול לקוחות האגף, חוסכת שאלות וזמני עבודה".
"היזמים ומנהלי הפרויקטים משתמשים במערכת לבקש תקציבים, כאשר אגף הרכש והלוגיסטיקה יודע מראש איזה פרוייקטים צריכים להגיע אליו ולהתכונן בהתאם. המערכת מאפשרת לנהל את כל תהליכי המכרז והבל"ם במבט אחד בישיבות ניהוליות, לנהל את כל תהליכי ועדות המכרזים ולגשת למידע במהירות".

 

ארן פסטמן 
ראש אגף רכש ולוגיסטיקה 
כספים - חברת נמל חיפה בע"מ 



מקרה בוחן- ציות ואכיפה פנימית בדיוידשילד


הבעיה

קושי לנהל כמות גדולה של מידע רב-ממדי באקסל

"בדיוידשילד, השתמשנו באקסל וסבלנו מקושי במעקב אחר ההוראות והנהלים. הסרבול בשימוש בגיליונות האקסל הרבים גרם לנו להבין שאנחנו זקוקים לאפליקציה כדי להצליח ולנהל את המידע ואת המשימות."

 

הפתרון

ניהול הציות 365 של קומיוג'ן

"הפתרון של קומיוג'ן ממחשב באופן מלא את תהליך ההטמעה של הוראות הרגולציה בחברות הקבוצה, כולל נהלים וסקרי ציות. הפתרון מאפשר לקבוצת החברות לדעת בכל רגע מה הפערים, אילו משימות נדרשות לסגור אותם, ומי אחראי לכך".

"הפתרון קל לשימוש ונותן מענה לצרכים הנדרשים לניהול ציות ואכיפה".

"בחרנו בקומיוג'ן ששידרו אמינות רבה, מחויבות ללקוחות וגמישות אל מול דרישותינו."

 

התוצאה

ניהול ציות ואכיפה ביעילות

"העבודה עם הפתרון שונה לחלוטין מהעבודה עם אקסל והוא מאפשר בקרה אינטואיטיבית על ביצוע המשימות בחתכים שונים."

"הפתרון כולל דוח התקדמות בסעיפים ובמשימות, ממנו ניתן לדעת בדיוק את מידת העמידה של קבוצת החברות בהוראות החוק ובנהלים."

"השירות של קומיוג'ן יוצא דופן. המחויבות והגמישות המחשבתית של צוות קומיוגן עזרו מאוד לאורך התהליך. הפתרון מספק מענה מלא לצרכים והשימוש בו מספק ביותר".

 

ששון לוי
סמנכ"ל רגולציה 
דיוידשילד



מקרה בוחן- מערכת לניהול תוכניות עבודה בעיריית תל אביב-יפו


הבעיה

ניהול תכניות העבודה נתפס אצל מנהלים כמטלה לא חשובה עקב מערכת מיושנת

"בעיריית תל אביב, השתמשנו במערכת שפותחה בעבר באגף מחשוב של העירייה. סבלנו מהעדר גמישות לשינויים שנדרשו עם השנים. נאלצנו להתמודד עם סרבול מתסכל במעבר בין המסכים, וקושי בהוצאת דוחות."

"צורת העבודה שלנו היתה מיושנת מבחינת ממשק המשתמש, היו דרושים שינויים בתהליכים ונוספו צרכים שנותרו ללא מענה. מעבר לכך היתה שביעות רצון נמוכה של המשתמשים מהמצב הנתון".

 

הפתרון

מערכת לניהול תוכניות עבודה

"בחרנו במערכת בגלל גמישות המערכת מול צרכי הארגון, מהירות התגובה לביצוע שינויים, כלי BI מובנים לשירות המשתמש, יכולת התאמה אישית של מסכי הפתיחה וחיבור לתוכנת OUTLOOK."

"המערכת גמישה וניתנת להתאמה לצרכים המקומיים בארגון וזאת לצד מהירות תגובה לשינויים נדרשים. סינון והפקת הדוחות מותאם אישית וניתן לשינוי על ידי כל משתמש. המערכת בעלת ממשק אינטואיטיבי כמו עבודה בדפי אינטרנט. היא קלה להבנה ונוחה לשימוש"

 

התוצאה

ניהול תוכניות עבודה ביעילות

"המערכת מאפשרת חיבור מובנה של הנחיות הנהלה ליחידות, עם יכולת מעקב על המימוש של יחידת התכנון. בעקבות הקמת המערכת חווינו הרחבה משמעותית של מעגל המשתמשים, ומעבר מניהול משימות באקסלים לניהול משימות אפקטיבי במערכת. "

" תפעול המערכת קל ופשוט. שינויים שעולים מהשטח מקבלים מענה מידי ומהיר. ישנה התאמה אישית לכל משתמש במערכת ויכולת לראות רק את הנתונים הרלוונטים אליו. קיימות התראות על ביצוע ודיווח משימות ברמת אחראי ביצוע יחד עם גורמים לידיעה. בנוסף, חיבור של אנשי השטח למערכת באמצעות קישור במייל לתהליך הדיווח על ביצוע המשימות שבאחריותם. הדוחות רוחביים, ומוצגים בכל סינון שנדרש, דבר התורם למעקב הנהלה בכל דרג."

"יתרון נוסף היה היכולת להגדיר את הצרכים ולשנות אותם במהלך הפיתוח, זאת ללא השפעה על לוח הזמנים. גמישות המערכת מאפשרת שינויים בזמן קצר מאוד."

"צוות מנתחי המערכות והתשתית קשוב, מקצועי וכיף לעבוד איתו. חברת קומיוג'ן בעלת תרבות ארגונית קשובה ומקצועית שבראש סדר העדיפות שלה לקוח מרוצה".

 

 

ישראל פורמה
מנהל התכנון העירוני
חטיבת התכנון ארגון ומערכות מידע- אגף התכנון העירוני- עיריית תל אביב יפו