ניהול ועדות רכש


קומיוג'ן ניהול ועדות רכש מאפשר לרפרנטים של רכש בארגון להעלות בקשות רכש בצירוף הצעות מחיר, לאישור בועדות הרכש. הפתרון תומך באישור בקיום ועדות רכש עם או ללא התכנסות. כלל הועדות, הבקשות והחומרים מתועדים במערכת בצורה מסודרת וקלה לאחזור. את סיכומי הועדות ניתן לייצא למסמך הפצה בלחיצת כפתור.

מה האתגרים בהם נתקל מנהל ישיבה ללא פתרון מתאים?

  • אתגר בריכוז הבקשות והצעות המחיר הרלוונטיות לועדת הרכש (לפי מחיר, מחלקה או תאריך יעד)
  • אתגר בתעדוף בין בקשות הרכש השונות על פי דחיפות וחשיבות לארגון
  • אתגר בתיעוד הבקשות בהן עסקה הפגישה
  • אתגר באיתור הועדות הקודמות בהן נידונה הבקשה
  • אתגר בתיעוד ושליחה של משימות להשלמת מידע חסר עבור בקשות
  • אתגר בהפצה של סכומי הועדות ובווידוא קריאה שלהן (אם נדרש)
  • אתגר בממשק למערכות בארגון, לדוגמא מערכות ההזמות (SAP כדוגמא)


מה ניתן לנהל בפתרון של קומיוג'ן?

פתרון מנהל באופן מקושר רכיבי מידע ומאפשר קבלת תמונה המשקפת את בקשות הרכש בכל רגע:





מהן היכולות הבולטות של הפתרון?


  • הפקת תובנות על מצב אישור בקשות הרכש באמצעות מבט-על גרפי
  • בקשות הניתנות למיון וסינון בכל חתך כגון מחיר, מחלקה מבקשת או דחיפות
  • כתיבת סיכום ועדה בתוך המערכת וייצואו בפורמט המתאים לארגון בלחיצת כפתור
  • אפשרות קיום ועדות רכש ללא התכנסות, על ידי שליחת הבקשות לאישור במייל
  • ריכוז כלל החומרים, הצעות המחיר, המשימות והישיבות בצורה מקושרת לכל בקשה
  • מעקב ביצוע משימות דרישת מידע מרפרנטים, כולל שליחת התראות ואסקלציה
  • יכולת ביצוע דיונים על גבי סיכומי הועדות ובצד כל בקשה בצורה מתועדת ומסודרת
  • איחזור סיכומי ועדות קודמות בצורה נוחה ועל פי פרמטרים שונים דוגמת -משתתפים, נושא הפגישה ו/או תאריך הפגישה
  • ממשק מובנה למערכות חיצוניות לקבלה ולהוצאה של מידע, ובכלל זה התראות למייל ואפשרות קישור למערכת הזמנות







מקרה בוחן- מערכת לניהול מכרזים בנמל חיפה


הבעיה
התארכות תהליכי מכרזים
"בנמל חיפה התמודדנו עם חוסר במידע בזמן אמת בנוגע לסטטוס תהליכי רכש. בעיות נוספות היו פער בשקיפות בנתונים של הסכמים, חוסר בהתרעות על מועדים, עבודת ניירת וסבבי חתימות ידניים על פרוטוקולים של ועדות וכן אחזור מידע איטי ובעייתי לצד חוסר אחידות בתיוקו."

הפתרון
קומיוג'ן 365 לניהול מכרזים
"בחרנו בפתרון בגלל ממשק המשתמש, יכולות הניהול העצמאי של המערכת, יכולת ההתאמה לצרכי החברה ודשבורדים ודו"חות ברמה הגבוהה ביותר".
"המערכת כוללנית ומאפשרת לנתח תהליכים, למדוד תכנון מול ביצוע ולשלב טוב יותר את לקוחות אגף הרכש והלוגיסטיקה בתהליכי המכרז והבל"ם".

התוצאה
ניהול מכרזים ביעילות
"טכנולוגיה מובילה, פתרון קל להתאמה ויישום, וצוות מקצועי עם רמת שירות גבוהה".
"גילינו מערכת שקל לעבוד אתה וללא בעיות הטמעה אצל המשתמשים. הצוות של קומיוג'ן ביצע עבודה מקצועית, רמת שירות היא גבוהה ביותר וקיימת יכולת פתרון בעיות בזמן אמת".
"המערכת תורמת בשקיפות תהליכים, קיצור זמנים, הצגת נתונים בזמן אמת וניהול הסכמים. היא משמשת כפתרון אינטגריטיבי מול לקוחות האגף, חוסכת שאלות וזמני עבודה".
"היזמים ומנהלי הפרויקטים משתמשים במערכת לבקש תקציבים, כאשר אגף הרכש והלוגיסטיקה יודע מראש איזה פרוייקטים צריכים להגיע אליו ולהתכונן בהתאם. המערכת מאפשרת לנהל את כל תהליכי המכרז והבל"ם במבט אחד בישיבות ניהוליות, לנהל את כל תהליכי ועדות המכרזים ולגשת למידע במהירות".

 

ארן פסטמן 
ראש אגף רכש ולוגיסטיקה 
כספים - חברת נמל חיפה בע"מ