ניהול מכרזים


הפתרון של קומיוג'ן לניהול מכרזים נועד לרכז את המידע הנוגע למכרזים ולתיחורים במקום אחד, ולספק תמונת מצב עדכנית של כל מכרז ותיחור. הוא משמש לניהול שוטף, לקבלת החלטות ולהתנהלות מול המנהלים והלקוחות הפנימיים בארגון.


ניתן לשתף במידע על המכרז גם את מי שלא מחובר למערכת. למשל את הלקוח הפנימי. הדבר נעשה באמצעות לחיצה על "ייצוא דוח מצב מעודכן". המידע מיוצא לקובץ וורד/PDF.


ניתן גם לטעון למערכת את דיווחי השעות של היועצים ולנהל באמצעותה את פעילות היועצים, לעקוב אחר עבודתם במכרזים השונים ולבחון את היקף פעילותם לאורך זמן.
בנוסף למכרזים מנהלת המערכת באופן מלא גם הליכי תיחור.
המערכת מאפשרת ניהול יומן של אירועים ומשימות עבור כל מכרז או תיחור כולל מנגנון התרעות במקרה של חריגה מתאריכי יעד שנקבעו.










מקרה בוחן- מערכת לניהול מכרזים בנמל חיפה


הבעיה
התארכות תהליכי מכרזים
"בנמל חיפה התמודדנו עם חוסר במידע בזמן אמת בנוגע לסטטוס תהליכי רכש. בעיות נוספות היו פער בשקיפות בנתונים של הסכמים, חוסר בהתרעות על מועדים, עבודת ניירת וסבבי חתימות ידניים על פרוטוקולים של ועדות וכן אחזור מידע איטי ובעייתי לצד חוסר אחידות בתיוקו."

הפתרון
קומיוג'ן 365 לניהול מכרזים
"בחרנו בפתרון בגלל ממשק המשתמש, יכולות הניהול העצמאי של המערכת, יכולת ההתאמה לצרכי החברה ודשבורדים ודו"חות ברמה הגבוהה ביותר".
"המערכת כוללנית ומאפשרת לנתח תהליכים, למדוד תכנון מול ביצוע ולשלב טוב יותר את לקוחות אגף הרכש והלוגיסטיקה בתהליכי המכרז והבל"ם".

התוצאה
ניהול מכרזים ביעילות
"טכנולוגיה מובילה, פתרון קל להתאמה ויישום, וצוות מקצועי עם רמת שירות גבוהה".
"גילינו מערכת שקל לעבוד אתה וללא בעיות הטמעה אצל המשתמשים. הצוות של קומיוג'ן ביצע עבודה מקצועית, רמת שירות היא גבוהה ביותר וקיימת יכולת פתרון בעיות בזמן אמת".
"המערכת תורמת בשקיפות תהליכים, קיצור זמנים, הצגת נתונים בזמן אמת וניהול הסכמים. היא משמשת כפתרון אינטגריטיבי מול לקוחות האגף, חוסכת שאלות וזמני עבודה".
"היזמים ומנהלי הפרויקטים משתמשים במערכת לבקש תקציבים, כאשר אגף הרכש והלוגיסטיקה יודע מראש איזה פרוייקטים צריכים להגיע אליו ולהתכונן בהתאם. המערכת מאפשרת לנהל את כל תהליכי המכרז והבל"ם במבט אחד בישיבות ניהוליות, לנהל את כל תהליכי ועדות המכרזים ולגשת למידע במהירות".

 

ארן פסטמן 
ראש אגף רכש ולוגיסטיקה 
כספים - חברת נמל חיפה בע"מ