ניהול מזכירות החברה


פתרון מזכירות החברה נותן כלי ניהול ותכנון של ישיבות הדירקטוריון וועדות החברה בידי מזכיר החברה:

• תכנון הנושאים שיעלו לדיון, כולל הצפה אוטומטית של נושאים הדורשים דיון עתי על-פי חוק או על-פי נוהל פנימי, וכן דחיית דיון, הרחבת דיון לכמה מפגשים וכו'
• מעקב משימות והכנת חומרים לדיון
• תיעוד הפרוטוקול, וכן שליחה שלו לאישור
• תיעוד המשתתפים ואופי ההשתתפות, כולל חישוב תגמול והיעדרות לא תקינה
• מעקב ביצוע החלטות שהתקבלו
הפתרון מרכז את כלל הנושאים בהם יש לדון בצורה עתית, ומתריע כאשר מגיע המועד לדיון. משנקבע סדר היום, הוא מאפשר להגדיר ולזמן נוכחים נדרשים וכן לתעד את פרוטוקול הישיבה, ההחלטות שהתקבלו במהלכה והמשימות שנגזרו מהן. לאחר הפגישה ניתן לייצא בלחיצת כפתור את פרוטוקול בפורמט הרשמי של החברה.

מה האתגרים בהם נתקלת מזכירות החברה ללא פתרון מתאים?

• קושי בניהול המידע שנאסף בסקר תשתיות הציות בשל ‫היקף המידע ומורכבות הנתונים.‬‬
• קושי בתחזוקה ובניהול שוטף של סיכוני הציות לאחר ביצוע סקר הסיכונים.
• שימוש במערכת המקשה על התאמה לשינויים בפעילות הארגון או שימוש בקובצי אקסל מורכבים.
• חוסר יכולת לדעת מהם סיכוני הציות עכשיו, כיוון שאין עדכון מאירועי כשל ומתכניות ההפחתה.
• קושי או אי יכולת להתממשק למערכות אחרות בארגון.


מה ניתן לנהל בפתרון של קומיוג'ן?

הפתרון תומך במספר רב של "ישויות" המקושרות ישירות אחת לשנייה בכל רבדי המערכת, בין השאר:





מהן היכולות הבולטות של הפתרון?


• הפקת תובנות על העמידה בדרישות קיום הדיונים ונוכחות חברי דריקטריון באמצעות מבט-על גרפי
• תצוגת ישיבות והחלטות הניתנת למיון וסינון בכל חתך, למשל: כל ישיבות ועדת ההשקעות לשנת 2017, כל הישיבות בהן נכח חבר דריקטריון בששת החודשים האחרונים, משימות שעבר תאריך היעד לביצוען ושטרם בוצעו וכו'
• הגדרת נושאים הדורשים דיון מחזורי ושליחת התרעות למזכירות החברה לקראת קביעת דיון חדש
• יכולת ביצוע דיונים לצד סדר יום תוך תיעוד המשתתפים, מהלך הפגישה וההחלטות שהתקבלו בצורה מסודרת
• כתיבת פרוטוקול הישיבה בתוך המערכת וייצואו בפורמט המתאים לארגון
• מעקב ביצוע משימות אוטומטי, כולל שליחת התראות ואסקלציה
• איחזור סיכומי פגישות קודמים בצורה נוחה ועל פי פרמטרים שונים דוגמת -משתתפים, נושא הפגישה ו/או תאריך הפגישה
• יכולת התממשקות למערכות נוספות בארגון כגון: ניהול הציות בחברה, מערכת פגישות ומשימות ועוד